Guía de Usuario

Guía del Usuario: Módulo de Migración Interna (SIGEM)

El propósito de este módulo es facilitar el traslado de alumnos entre las diferentes obras maristas que están registradas en el sistema SIGEM.

Su función principal es asegurar que, cuando un alumno se cambia de un colegio marista a otro, su información se transfiera de manera ordenada y quede vinculada automáticamente a su nuevo programa académico, institución de destino, ciclo escolar y grado correspondiente. Esto evita errores manuales y asegura que el historial del alumno continúe correctamente en su nueva ubicación.

 

Verificación de Requisitos (Antes de iniciar)

Antes de realizar cualquier movimiento en el sistema, asegúrate de que se cumplan estas condiciones:

1. Estado del alumno: El alumno que deseas migrar debe estar inscrito actualmente en tu institución.

2. Información cargada: Los programas, ciclos escolares y ofertas de nuevo ingreso ya deben estar registrados en el sistema por los administradores.

3. Registro previo: Tanto los colegios involucrados como los alumnos y prospectos deben existir previamente en la base de datos de SIGEM.

1. MIGRAR ALUMNO DESDE TU INSTITUCIÓN (ENVIAR)

• Paso 1: Configurar el Acceso (Obligatorio)

No puedes migrar a un alumno si primero no "autorizas" la vista de sus datos. En este paso debes:

• Entrar a la función de Configurar.

• Seleccionar las instituciones externas a las que se les dará permiso para consultar la información de tus alumnos. Y de clic en Guardar cambios

• ¿Por qué es necesario? Porque esto actualiza los permisos del sistema para que el colegio receptor pueda reconocer al alumno que le vas a enviar.

 

Puntos importantes a recordar

• Frecuencia: Este proceso es necesario realizarlo en cada ciclo escolar donde existan movimientos de alumnos entre colegios.

• Resultado: Al finalizar, habrás logrado que los alumnos seleccionados cambien oficialmente de institución dentro de la plataforma, manteniendo toda su estructura académica vinculada correctamente

 

2.  MIGRAR A UN ALUMNO DESDE OTRA INSTITUCIÓN (RECIBIR)

Para el colegio que desea recibir a un alumno de otra obra marista, el proceso depende totalmente de una coordinación previa con el colegio de origen. Según los procedimientos del sistema SIGEM, estas son las acciones necesarias:

1. Paso 1: Asegurar la Autorización de Consulta

1. El colegio receptor no puede simplemente "tomar" al alumno; el colegio de origen debe realizar primero el procedimiento de Configuración.

2. Tu función: Debes confirmar con el área de promoción del colegio de origen que hayan agregado a tu institución a la lista de "colegios permitidos para consultar información". Sin este paso, el sistema no te permitirá visualizar ni atraer los datos del alumno.

2. Verificar la Disponibilidad de Oferta Académica

Como colegio receptor, el sistema requiere que tengas configurados y vigentes los siguientes elementos para poder recibir al alumno de manera exitosa:

1. Programas académicos activos.

2. Ciclos escolares creados.

3. Ofertas de nuevo ingreso (donde se integrará el alumno migrado).

3.  Ejecutar o Coordinar la Migración

Una vez que el colegio de origen dio el permiso, se procede al paso de Migrar. En este punto, el sistema realiza el vínculo automático del alumno con tu estructura institucional:

1. Paso 1: Destino

En este paso será necesario que el usuario seleccione la información de donde esta el alumno actualmente inscrito y para hacerlo deberá seleccionar la siguiente información: 

1. Conversión destino

2. Institución destino

3. Ciclo escolar destino

4. Programa destino

5. Grado destino

 

• Para conectar con las demás instituciones que te han otorgado el permiso, deberás dar clic en el botón Conectar con otras instituciones y se habilitará el botón Siguiente. Al darle clic pasará al paso 2

 

2. Paso 2: Origen

Dentro de este paso, se deberá seleccionar el origen del alumno, es decir, donde está inscrito actualmente el alumno y se deberá seleccionar la institución, ciclo escolar, programa, grado y darle clic en el botón Buscar

1. El sistema va a arrojar a los alumnos que correspondan a los filtros que ingresaste. Para poder migrar al alumno deseado se deberá activar el switch que esta a un lado del alumno, este se volvera de color azul. Despues darle clic en el botón siguiente

3. Paso 3: Confirmación

En este paso el sistema nos mostrará una previsualización del movimiento que se realizará. Del lado izquierdo se mostrará la información de Origen y del lado derecho hacia donde se va a migrar el alumno, es decir, el destino. Al igual que la lista de los alumnos a migrar.

1. Si esta correcto, se podrá dar clic en Ejecutar migración de alumnos, y esto finalizará con el proceso

2. De lo contrario si se quiere editar se podrá regresar dando clic en Anterior

 

Resolución de Problemas Comunes

• El colegio receptor no puede visualizar al alumno que desea migrar.

• Causa probable: El colegio de origen no ha otorgado los permisos de visualización necesarios.

• Resolución: El colegio de origen debe ingresar a la función "Configurar", seleccionar la institución externa (colegio receptor) y dar clic en "Guardar cambios" para actualizar los permisos del sistema. El colegio receptor debe confirmar con el área de promoción del origen que este paso se haya completado.

• No aparecen opciones en los campos de "Ciclo escolar" o "Programa" al intentar recibir a un alumno.

• Causa probable: Falta de carga previa de información académica en el sistema por parte de los administradores.

• Resolución: Antes de iniciar la migración, el colegio receptor debe verificar que los programas académicos, ciclos escolares y ofertas de nuevo ingreso estén registrados, vigentes y activos en SIGEM.

• El sistema no arroja resultados al buscar al alumno en el "Paso 2: Origen".

•  Causa probable: Los filtros de búsqueda (institución, ciclo, programa o grado) no coinciden con la inscripción actual del alumno, o el alumno no está inscrito actualmente en la institución de origen.

• Resolución: Validar que el alumno esté inscrito actualmente en el colegio de origen. Asegurarse de seleccionar con precisión la información de donde proviene el alumno (origen) para que el buscador pueda localizarlo en la base de datos.

• Error o confusión en la información mostrada antes de finalizar el proceso.

• Causa probable: Selección incorrecta de datos en los pasos de "Destino" u "Origen".

• Resolución: En el "Paso 3: Confirmación", revisar cuidadosamente la previsualización del movimiento. Si se detecta un error en los datos de origen o destino, se debe dar clic en el botón "Anterior" para editar la información antes de ejecutar la migración definitiva

 

Preguntas Frecuentes (FAQ)

1. ¿Cuál es el objetivo principal del Módulo de Migración Interna? 

Su función es facilitar el traslado de alumnos entre obras maristas, asegurando que su información se transfiera de forma ordenada y quede vinculada automáticamente a su nueva ubicación académica para evitar errores manuales.

2. ¿Qué requisitos deben cumplirse antes de iniciar una migración? 

El alumno debe estar inscrito en la institución de origen, y tanto los alumnos como los colegios deben existir previamente en la base de datos de SIGEM. Además, la oferta académica de destino debe estar cargada en el sistema.

3. ¿Por qué es obligatorio el paso de "Configurar el Acceso" por parte del colegio de origen? 

Es necesario para autorizar la vista de datos. Sin este permiso, el sistema protege la información y no permite que el colegio receptor reconozca o atraiga los datos del alumno.

4. ¿Con qué frecuencia se debe realizar este proceso?

Este procedimiento es necesario realizarlo en cada ciclo escolar en el que existan movimientos de alumnos entre los diferentes colegios maristas.

5. ¿Cómo sé que he seleccionado correctamente al alumno para migrar? 

En el paso de búsqueda, una vez localizado el alumno, se debe activar un switch a su lado, el cual cambiará a color azul para indicar que ha sido seleccionado.

6. ¿Qué sucede una vez que se da clic en "Ejecutar migración de alumnos"? 

Se finaliza el proceso, logrando que los alumnos cambien oficialmente de institución dentro de la plataforma y manteniendo su historial y estructura académica vinculada correctamente