Guía de Usuario

Módulo de Ofertas académicas

Antes de comenzar con cualquier configuración en el sistema, es indispensable que el equipo de TI-Provincia haya realizado el registro de los siguientes elementos:

• Instituciones.
• Ciclos escolares.
• Programas académicos.

Una vez que estos datos existan, se puede proceder con la configuración específica para cada institución marista.

• Creación de una Nueva Oferta
  • Para aperturar una oferta para un ciclo escolar específico, siga estos pasos:
    • Haga clic en el botón "Crear registro" ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.

• •  Se abrirá una ventana donde deberá completar los siguientes campos obligatorios:
    • Institución: La entidad con la cual se vinculará la oferta.
    •  Ciclo escolar: El ciclo correspondiente.
    • Programa: El programa académico específico.
    • Periodo: Indique el grado para el cual se va a aperturar la oferta.
    • Turno: Seleccione entre los turnos disponibles para cada institución.
    • Nombre descriptivo: Asigne un nombre a la oferta de acuerdo con los criterios de su institución.
    • Vigencia: Establezca una fecha de apertura y una fecha de cierre para la oferta.
    • Meta de prospectos/alumnos: Defina la cantidad objetivo por grado.
    • Capacidad total: Defina el límite máximo de prospectos o alumnos por grado.
  • Una vez llenados todos los campos, haga clic en "Aceptar" para finalizar la apertura de la oferta.

• Edición de un Registro
• • Si necesita modificar una oferta ya existente, realice lo siguiente:
    • Dentro del mismo módulo, seleccione la institución y el ciclo escolar relacionados con la oferta.
    • Haga clic en el botón "Buscar".

• • • Identifique la oferta deseada en la lista y haga clic en "Editar registro". Esto le permitirá modificar los campos registrados previamente.

• • • Realice los cambios necesarios. Es muy importante no dejar ningún campo vacío durante la edición.
    • Haga clic en "Aceptar" para guardar los cambios.

• Eliminación de un Registro
  • Tenga en cuenta que solo se puede eliminar una oferta si no está vinculada a ningún prospecto. Si ya existe una vinculación, el sistema no mostrará la opción de eliminar.
    • Seleccione la institución y el ciclo escolar correspondientes y haga clic en "Buscar".
    • Identifique la oferta y haga clic en el botón "Eliminar registro".
    • Se abrirá una ventana para confirmar la acción; para concluir, haga clic en "Aceptar"

Preguntas frecuentes

• ¿Qué necesito tener configurado antes de registrar una nueva oferta?
  • Antes de comenzar, es obligatorio que el equipo de TI-Provincia haya registrado previamente las instituciones, los ciclos escolares y los programas académicos en el sistema.
• ¿A qué se refiere el campo "Periodo" al crear una oferta?
  • El campo Periodo corresponde específicamente al grado escolar para el cual se está aperturando la oferta académica
• ¿Es posible modificar una oferta una vez que ya ha sido creada?
  • Sí. Debe dirigirse al módulo, seleccionar la institución y el ciclo escolar, hacer clic en "Buscar" y luego seleccionar "Editar registro" en la oferta correspondiente. Es fundamental no dejar ningún campo vacío al realizar cambios.
• ¿Por qué no me aparece la opción para eliminar una oferta?
  • La opción de eliminar solo está disponible si la oferta no tiene ningún prospecto vinculado. Si ya existe una vinculación, el sistema protegerá el registro y no permitirá su eliminación.
• ¿Qué datos de control de cupo debo ingresar obligatoriamente?
  • Para cada oferta, es necesario definir tanto una meta de prospectos/alumnos por grado como la capacidad total permitida para ese mismo grado.
• ¿Cómo se define el tiempo que estará disponible una oferta?
  • Al crear el registro, se debe asignar una fecha de vigencia que incluya tanto el día de apertura como el día de cierre de la oferta

 Resolución de Problemas Comunes

• No puedo seleccionar una Institución, Ciclo o Programa al crear una oferta.
  • Causa: Estos elementos no han sido dados de alta previamente en el sistema.
  • Solución: Contacte al equipo de TI-Provincia, ya que ellos son los encargados de realizar estas configuraciones iniciales antes de que usted pueda registrar las ofertas de su institución.
• El sistema no me permite guardar los cambios al editar una oferta.
  • Causa: Es probable que haya dejado algún campo obligatorio en blanco.
  • Solución: Revise todos los campos de la ventana de edición. Es indispensable no dejar ningún campo vacío para que el sistema procese la actualización correctamente.
• El botón "Eliminar registro" no aparece en una oferta específica.
  • Causa: La oferta ya tiene al menos un prospecto vinculado.
  • Solución: Por seguridad de la información, el sistema oculta la opción de eliminar si hay registros dependientes. Si necesita eliminarla, primero debería desvincular o reubicar a los prospectos asociados (siempre que el proceso de su institución lo permita).
• La oferta no aparece disponible para el periodo o grado correcto.
  • Causa: Error en la configuración del campo "Periodo".
  • Solución: Verifique en la edición del registro que el campo Periodo tenga asignado el grado escolar correcto para el cual se desea aperturar la oferta.
• Los prospectos no pueden visualizar la oferta a pesar de que ya fue creada.
  • Causa: La fecha de vigencia puede ser incorrecta.
  • Solución: Entre al modo de edición y revise las fechas de vigencia (apertura y cierre). Asegúrese de que la fecha actual se encuentre dentro del rango establecido para que la oferta esté activa.